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HR如何防止企业的资金流失？

日期:05-02-22 10:41:40 点击:

内容载入中...　全美职员每年盗用的企业资金高达数十亿美元，人力资源部门采取何种措施来防止企业资金的流失？

比尔·凯瑞是一家小公司的董事长，当他所信任的记账员在1999年一月份的一个周末辞职后，他的退休也随即推迟。
　　
比尔检查自己的账单是否付清的时候，发现这个和他一样是单亲家庭的记账员分别签下了两个公司的总数为1万美元的支票来付清她自己的信用卡账单。为了掩盖其行为，她伪造了比尔的签名并且把这些支票记录为公司支出。
　　
比尔说，当他指出她所进行的欺诈的时候，她便立即中止了自己的行为，恳求得到他的原谅并且声称这是她第一次这样做。
　　
但是美国联邦调查局调查研究显示的却是另一种结论。最后，她不得不为自己在过去五年内盗用了公司25万元的罪行辩解，但比尔认为她盗用公司资产的实际数量可能要将近50万美元。比尔为自己的退休生活累积了33年的积蓄现在全部没有了，尽管法庭判决那个记账员18年有期徒刑以及偿还所有赃款，但比尔也不太可能拿回自己的钱。到目前为止，他所得到的赔偿只有1000美元左右，这迫使56岁的他不得不把自己的退休时间无限地向后延长。
　　
他说，这使他丧失了勇气，在很多年前人们曾经告诫过他，但是，当你放松了警惕，你便会失去。面临金钱，人会改变。
　　
企业的漏洞

　　最初，比尔为自己被欺骗的经历而感到困窘，但当他的经历在媒体上产生了很大反响的时候，他发现许多的公司里都存在着类似的问题。比尔回忆说，当他走在大街上的时候，人们会让他停下来，然后给他讲述他们的遭遇。而几乎所有的人都清楚地了解自己所在的公司也面临着同样的问题。

　　员工对公司进行欺诈的行为出现在所有类型的企业中，小型的、中型的、大型的以及营利型和非营利型的公司中都曾出现过类似被欺骗的遭遇。

　　有24万名专业人员专门调查内部员工欺诈行为的ACFE公司的CEO及总裁托比说："我希望这些骗子们可以以任何组织的形式被呈现出来，而惟一的问题则在于这个组织到底有多么庞大。" CFE马丁补充说明，这是全体美国人的耻辱。问题不是我会不会被骗，而是什么时候会被骗以及会被骗多少钱。马丁在"财富100"公司中发现了超过800名有着30年职业生涯的骗子，他找出了这些人，并且对他们迅速进行制裁。

　　根据2002年ACFE的报告，有欺诈行为的雇员侵吞了公司6%的利润，这个数字意味着每年60亿美元。而自1996年起，每起事件涉及的金额从8万美元上升到了15万美元。

　　无论如何，员工的欺诈行为不仅造成了公司财务方面的损失，从另一方面来看，这种欺诈的行为转移了公司管理的注意力并且降低了员工的士气。而更严重的是，像银行、慈善机构以及金融机构也由于商业企业中出现的员工欺诈行为所造成的影响而失去了它们的信誉。

　　欺诈三要素

　　专家提醒雇主，为了减少员工欺诈行为的发生，最好对导致员工私吞企业资产的三要素进行调查。造成欺诈行为的三要素包括：动机、时机以及合理的借口。动机的产生是由于员工个人经济上的压力，例如医药费、学费、赌债以及因为生活方式的改变而造成的支出等等，除此之外还有一些是由于员工感到自己的现状不能和其他职员相比而产生了这种动机。

　　时机的出现意味着员工所在的职位可以直接接触到公司的资金、物品以及其他资产，并且可以随意地支配。

　　合理化则是员工为说服自己进行欺诈的借口，他们或许会认为这只是贷款的一种形式，或是认为自己的工资比其他员工低，认为老板花费的太多或是其他人也是这样做的等等。

　　好消息是如果雇主可以排除或是减少三要素中的任意一个，他们都可以杜绝员工欺诈行为的可能性。

　　而这三要素中的动机，则是职员们从本质上无力抗拒的。毕竟，你无法改变员工的消费习惯和生活方式，而员工自己也无法预料自己的意外开支，例如医药费。

　　幸运的是，HR专家降低了时机和合理化借口这两方面因素造成的影响：首先，严格筛选求职者以避免出现欺诈行为的产生；其次，提高公司的整体素质以确保员工的道德观以及价值观不允许他们产生欺诈行为。

　　严格筛选求职者

　　人力资源部首先提醒雇主，在筛选求职者的时候就要把可能产生欺诈行为的因素排除在外。但对雇主来说，这是一件非常困难的事。因为人们都清楚公司是不会采取任何法律手段来制裁欺诈者的。在许多案件中，欺诈者都是很平静地被开除，因而只是让员工认为这是其他人的问题。

　　密歇根州PLLC诉讼组的主管大卫·维尔斯解释说，雇主们只是希望这些欺诈者能够离开自己的公司，并将这一行动视为公司的内部整顿。

　　根据专家研究，很多欺诈者都是初犯，这意味着他们都是雇主所欣赏的无不良历史记录的人。因此，即便是经验丰富的人力资源专家也无法发现有着欺诈行为倾向的因素，但这并不意味着人力资源部会放弃研究。以下是专家推荐给HR在录用应聘者之前的一些避免员工对公司进行欺诈行为的预防方法。

　　鼓励雇主亲自挑选加州诺瓦托职业介绍中心的律师及总裁雷·罗森说，通过问以下的问题，可以使应聘者潜在的欺诈行为倾向的自动消失：你是否介意我们对所有应聘者的历史进行调查？你是否介意我们对所有应聘者的犯罪历史进行调查？你认为我们所接触的应聘者会说些什么？你们会不会告诉我们一些有关消极工作的问题？你可以解释一下在你的简历中中断的那段时间在哪里吗?

　　经常与雇主协商当然，资历较深雇主有可能不会合作，因为他们担心会有诉讼发生。罗森认为，很多雇主不会告诉你不合法的行为，但是与他们协商求职者的职位和开始工作以及结束工作的日期仍旧是值得的。雇主还可以从求职者的工作经历证明人那里了解到更多的关于求职者工作情况的信息。

　　背景调查阿拉巴马州伯明翰PLLC的CFO拉尔夫说，最近，在伯明翰的一位出纳员侵吞了将近40万美元的旅行支票，对她的投诉有8页纸之多，但她所在的公司仍然还在继续雇佣她。她的公司怎么会不知道这些？

　　弗里蒙特华盛顿医院的人员服务部门的主管马克·威廉姆森非常信赖罗森的公司对求职者的背景调查，去年在他雇用的220人里面，有10个没有通过背景审查。

　　但罗森也提醒雇主们，尽管背景调查是很有用的，但也并非百分之百可信，他表示，没有任何一家资料中心可以立即为雇主挑出那些是真正正直的人，我们必须很努力地从这个城市里所有与这个人有关系的地方查找，但仍会有遗漏，因为他们不可能逐一搜索。

　　品行检测坐落在洛杉矶的全球商业心理咨询中心执行总裁肯·思泽尔推荐在使用背景调查的同时最好进行品行检测。他表示有很少的公司愿意去检测求职者，因为他们不想失去任何一个潜在的优秀人才，甚至连最低限度的测试也不愿意。肯认为这是一个很大的错误，没有任何一项心理测试是百分之百准确的，但其中有65%的结果是非常准确的。人力资源部应该鼓励那些强烈抵抗这项测试的资深主管人才去接受它。

　　文化的衔接

　　专家表示，对求职者的严格筛选是一个很好的排除不良因素的方法，但是一旦有了合适的环境，品行再好的人也会转变。

　　芝加哥克罗尔公司的总裁威廉姆声明，在特定的环境下，大概有95%的人有可能转变。并且，只有15%的人无论发生什么都不会改变自己的品性，这些人只能在雇主们的反复筛选下才有可能被发现。因此，即使挑选出这15%的人并且其中80%的人都通过了有效的培训，但员工出现欺诈行为的可能性仍然极大。

　　托比解释说，只要给我们机会，每一个人都很有可能被说服去侵吞公司的财产来解决自己的问题，这些人都是由正直逐渐变得贪婪的，他们会一直等待合适的时机。
　　问题的关键就在于要建立一种使员工无法欺诈公司资产的制度。专家表示，公司的整体素质和员工是否会变得贪婪有着直接的关系。

　　例如，ACFE找出了发现公司中有欺诈行为的最主要方式是匿名举报。这表示，如果雇主能够设立一个有效的热线电话让员工举报公司内的不良行为，欺诈行为的出现是完全可以减少一半的。

　　商业道德中心执行主管迈克·哈夫曼主张为避免员工欺诈行为而设立专门的热线电话。他表示，雇主需要一种隐蔽的方式，让员工能及时从人力资源专家那里得到帮助。

　　根据有关统计，员工通常认为举报不会对自己有任何好处。76%的资深员工都在深切注意着公司内部不合法的现象，可怕的是有17%的员工注意到了那些欺诈公司资产的硕鼠往往都是资深的管理人员。

　　更为严重的是，思泽尔在最近对数届"财富500"公司的调查中表明，有500名CEO声称自己是诚实的，并且有95%的员工证实了他们的确是廉正的，但是这些CEO的下属中却有94%的人说是他们的上司让他们说谎的。

　　之后令人惊奇的是，当被问到为什么不举报公司中出现的欺诈行为时，73%的员工选择了"愤世嫉俗、减少士气、没有兴趣"这一项。而53%的员工则表示他们惧怕报复；61%的员工坚信，举报会招致上司更加严格的管理和训练。

　　丹佛的地方律师比尔·瑞特说，在很多环境下雇主和欺诈者有着密切来往，因为他们通常把自己的行为视为借用而不是偷盗，或是嫉妒朋友的成功。当产生这种亲密关系的时候，受害者并不会举报欺诈者，因为他们依旧感到欺诈者对自己的忠诚。在一些时候，个人的忠诚是值得钦佩的，这种理论就更加坚定了欺诈者的欺诈行为。一些组织或许不会把欺诈者的名字公布，或许试图掩饰他们的行为，正直的品质此时好像变得不再重要了。

　　撒姆福特指出，在一段时期内，雇主会开除一个欺诈者，但是并不会作出其他行为来阻止那些有类似行为的员工。

　　在其他方面，公司只专心解决一些潜在的问题，律师克里斯蒂娜说，企业会衡量这些消息的负面影响以及采取法律手段所需要的费用，然后决定在欺诈被发现之前要减少更多的损失。但人们需要了解这些，然后看着雇主怎样去处理，这对公司来说并不是一个好消息。

　　行为总是比语言更有效，那些没有处理好这些现象的管理人员将会逐渐破坏员工们的信心。这些管理人员的信用将不再被重视。

　　保持员工的责任心

　　有管理人员认为，如果员工处在正直的环境下，每个人的感受都可以很自由地表示出来，并能够得到及时的反馈，欺诈行为出现的可能性则会大大地减少。

　　怎样才能在公司中建立一种正直的环境？霍夫曼认为，制定一种积极向上的核心力量，并且找到和员工适当沟通的方式是一个好办法。雇主们会发现这很值得去做。还有一种方式则是在一开始就制定一种道德规范，并且周期性地对员工的行为进行肯定。

　　在SEQUA公司，个人责任是被特别强调的。例如，人力资源部的雇员需要签订一份机密的声明，表示如果他们滥用职权，就会被公司开除。还需表明的是，SEQUA公司还拥有着一套完善的反馈流程。该公司人力资源部副总裁表示："如果有人希望改善任何部门的风气，我们都会和他坐下来一起制定一套计划。而我们这样做是要传达给员工这样一种信息：即使你只是拥有一些想法，也不要为此而冒险，因为在这里，这些想法都是不被允许的。"

　　SEQUA同时还有一项制度是让那些被开除的员工跑步三小时然后接受两小时的忏悔。巴蒂诺说："我们让员工进行角色扮演的训练，提供给他们剧本并分组讨论。对道德问题，最简单答案是对与错，但多数情况却是介于对错之间。我们试图记录下这些。"

　　注意细节

　　尽管你所做的一切努力都是为了除去员工进行欺诈行为的合理化借口并且鼓励合乎道德准则的行为，一些员工仍然会屈从于这种轻松赚钱的诱惑。因此，请小心。在多数情况下，员工的转变是由于一些突如其来的恩惠、来自家庭的压力、疾病以及生活的变动。

　　人力资源部的经理主管人员马力泽克建议，如果雇主听到一些关于员工的信息，请不要忽视。如果你了解到员工有赌博的习惯，或许你应该给他一些更多的监督并且多关注他的行为。在最近的一些调查中显示，暗示无处不在。如果员工是一个赌徒并且有着严重的财政上的困难，人力资源部知道这种现象会越来越严重，但仍旧相信员工可以克服并且帮他隐瞒事情的真相。

　　最后的检查

　　了解欺诈行为产生的可能性，需要知道三要素，并一步步地减少其发生的可能。在这个过程中还需要一些风险评估的投资，但只有少数公司会这么做。

　　普莱勃说，这就好像是到医生那里去做例行检查，我知道这样做是可以避免风险的，但我没有时间，或许我最好不去知道哪里不对。对于公司来说，最初的风险评估只需要5000美元这么少，而详细细节的检查也只需要25000美元。但是这些钱，是要雇主自己支付的。"

　　比尔·凯瑞如果去做风险评估，就可以掌握一些自己的财政情况，并至少可以保证自己的退休费。他的记账员是惟一可以开支票的人，并且是唯一可以真正了解公司财政收入情况的人。如果凯瑞让银行把每月的账单改去寄到自己家而不是公司，他或许会及早发现触目惊心的违法行为。

　　你最好相信他现在已经开始这样做了。

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